现代科研院所档案信息化建设的思考

摘要：档案是国家和社会的宝贵历史资源，档案管理就是要健全档案管理制度，发挥档案功能，促进档案开放与运用，使档案能最大限度的服务于社会。本文通过阐述现代科研院所档案信息化建设的意义和优势，提出了档案信息化建设的思考。

关键词：科研所;档案管理;信息化建设

随着全球社会的突飞猛进，各国越来越重视自身的科技发展，对科技与经济社会发展紧密结合重要性的认识越来越深刻。国家“十二五”规划将科技创新摆在了非常重要的位置。胡锦涛总书记在2012年全国科技创新大会上强调，科技是人类智慧的伟大结晶，创新是文明进步的不竭动力。他提出，要以提高自主创新能力为核心，以促进科技与经济社会发展紧密结合为重点，进一步深化科技体制改革，着力解决制约科技创新的突出问题，充分发挥科技在转变经济发展方式和调整经济结构中的支撑引领作用，加快建设国家创新体系，为全面建成小康社会进而建设世界科技强国奠定坚实基础。科研院所在转变经济发展方式和调整经济结构中发挥的支撑引领作用日益显著，任务更加艰巨，责任更加重大，要求科研院所必须有更强大的综合实力。提升现代科研院所的综合实力，需要有现代化的管理模式和管理体系支撑，其中档案现代化管理发挥着重要作用。《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。档案信息化建设对档案事业的新发展具有重要的现实和深远的意义。如何实现档案信息化并使之更好的服务于科技创新工作，是建设现代科研院所必须研究的重要课题。

一、档案信息化管理的意义和优势

档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要工作。档案管理现代化与办公自动化结合是提高现代科研院所档案管理水平的重要途径，是提高档案工作效率的有效手段。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现，档案信息化逐步凸显其强大的优势，实现档案的信息化管理已经成为可能，并且是当前和今后一段时期档案工作面临的一项紧迫而重要的任务。

(一)建立档案信息化管理体系的意义。档案信息化建设是实现档案现代化管理的需要,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是提高档案信息服务水平的必由之路，也是档案管理现代化的发展方向和必然趋势。档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务。信息化和网络化给档案管理带来了显而易见的效果。一是管理更加省时省力。档案管理中工作人员手工收集、整编、管理、查找利用，工作量大、效率低，且需要多种工具。实行信息化后，档案管理达到自动化、网络化、实时化。数据只需一次录入即可以反复利用，可在档案管理系统内部进行数据共享，提高利用率和工作效率。二是检索查询更加便捷。传统的检索方式，档案管理人员要从一本一本的目录中找出所需的档案名称，然后根据记录到库房中查找档案，费时费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，简化查询程序，提高查询效率，极大的减轻了工作人员的负担。三是大幅提高工作效率。实施档案管理的信息化后，档案管理员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员、搬运工，可以更好地从事档案的收集和编研工作，钻研业务技能，提高职能部门的管理水平和工作效率。四是提供高效的服务。通过档案信息化加强档案信息的开发利用，丰富服务内容和手段，进一步拓展服务空间，促进服务水平的提高，满足多元化利用需求。在保证档案信息安全的前提下，把开发出来的信息资源及时传递，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，便于档案的二次利用和开发，提高了研究所整体工作效率和竞争力。档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是内部的信息中心和交流平台，使档案信息最大程度地发挥经济效益与社会效益，尽快转化为现实的生产力。

(二)档案信息化管理的优势。1. 空间优势。当代科研院所科技业务不断发展，在科研开发过程中形成的科技档案数量迅猛增加, 需要较大的空间存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现档案的保存。 这些存储介质体积小、容量大, 仅需要少量专用设备存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的。2. 维护优势。由于档案需长期保存，为提高存储环境的安全性，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，需要投入大量人力物力。而纸质档案在反复查阅的过程中不可避免会造成档案受损或遗失，给文档的保管与利用带来很大的困扰。档案信息化能有效促进档案管理效率的提高，通过档案管理的自动化，从而实现档案实体管理的简化，同时可以减少档案原件的查阅，使珍贵历史档案原件得到更好地保护。硬盘、光盘等存储介质比起纸质档案更易维护。3. 应用优势。在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案利用、管理和保护带来诸多不便，效率也很低。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，使检索、查询信息更加方便迅捷，甚至可以“足不出户”在办公室就可查阅档案。

二、当前科研院所档案信息化建设存在的主要问题

档案信息化是一个动态的概念，是以信息技术应用为前提的一个多要素综合作用的过程。虽然档案信息化有着不可替代的优势，但是要建立完善的档案信息化系统需要有大量人力、物力、资金的支撑和更多高新技术的开发维护。目前,我国档案信息化建设还处在探索阶段，存在许多问题和困难需要探讨和解决。同时,在发展的过程中也将会遇到新的问题和困难。

(一)重视不足意识不强。当前，科研院所部分领导对档案管理工作认识不足，存在不太重视档案工作的情况，没有认识到档案材料是单位的重要信息资源，档案管理也是单位管理中非常基础极为重要的一环。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，与己无关，思想认识上出现偏差，往往怠于配合，疏于协助。许多单位的档案部门只设置兼职档案员，而且大多仍采用传统的工作方法，影响了档案管理的现代化进程。很多单位存在组织不健全，人员配备不足，经费投入少以及制度不健全等问题，更遑论有建设思路和发展规划，直接影响了档案信息化建设。

(二)理念滞后模式脱节。目前许多单位档案管理的理念是，档案有地方存放，有人存入借出，将档案保管好即可。因此档案管理虽有一定规模，但内部管理与单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门。有些单位虽然设立了综合档案室，把各种档案集中存放，但是档案的管理权还是在各职能部门手上，这样就造成了档案管理在整体上处于零散无序的状态，使各种档案得不到整合利用。由于档案材料的不统一、不全面，不能客观地反映档案信息的全貌，使得档案的利用价值相对降低。没有统一的管理，没有专人负责，人员不到位，责任不落实，档案管理易发生管理混乱、丢失和损坏等重大问题。没有深入思考档案如何为研究所中心工作服务，档案怎样才能在研究所的发展，在社会服务中发挥更大的作用。

(三)人才缺乏管理落后。实现档案管理现代化，首先要有掌握现代技术的人才，档案管理人员既要有现代档案信息相关的知识，又要有一定的管理水平和技能，还必须与时俱进不断更新相关知识。这就要求档案人员既能够掌握新的专业知识和技术，熟悉不断推陈出新的设备使用、维护和更新技能。同时，须具有先进的管理理念和方法。从目前人员现状来看，大多数档案管理仍停留在文件收发、档案查找的阶段，管理员缺乏现代化档案管理的基本知识，没有掌握现代化档案信息设备的操作技能，许多科研院所的档案管理人员都是兼职的，没有配备专业人才。虽然个别单位引进了现代化管理设备，硬件设施不错却如同摆设，不能充分发挥其作用，没能真正实现档案管理信息化。

(四)设施不足水平不高。随着信息化的发展，办公自动化、电算化、电子文件、电子影像文档、文档一体化等新生事物相继出现，使档案来源多样化，档案信息量与日俱增，档案形成方式和储存方式发生很大变化。因此，如何保存、管理和使用这些档案信息，对档案管理工作来说任重而道远。档案管理必须与时俱进，运用现代管理理念和模式，现代知识和技术加强档案信息化建设，建立现代化的档案管理系统。目前，大部分科研院所在档案管理方面的技术和信息化基础设施落后，档案管理信息化水平偏低。档案室虽然拥有台式计算机、打印机等基础IT终端与外设产品，但网络设备的拥有率和使用率很低，相当多档案室的电脑仍然停留在简单的数据处理上，甚至有的电脑是科研和办公更新设备时淘汰下来的。科研院所在档案管理方面，无论是信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度都偏低。

(五)一潭死水利用率低。科研院所的档案信息积淀厚重，资源非常丰富，但由于受到多种主客观因素的制约，大部分档案信息利用率偏低。如前所述，目前的档案信息多数沉淀在档案室里，犹如一潭死水，很少发挥应有的作用。究其原因，主要是档案管理未能与时俱进，管理理念未能跟上形势的发展，导致现代化管理发展缓慢，传统的、滞后的档案管理模式仍占主导地位;多数档案室采取被动上门的服务方式，对自身宣传力度不够;档案人员只进行收集、整理、保管和保护等基本工作，而对档案信息利用这一重要工作却没有应有的认识，多数宝贵的科技档案置之高阁，没有发挥它们应有的社会效益和经济价值。科研人员不能及时了解档案信息中有哪些资料可供自身使用，进行二次开发。再者没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。科研院所的档案信息躺在档案室里，大量宝贵的资源没有得到利用是极大的浪费。

三、推进现代科研院所档案信息化建设的思考

随着国家经济社会建设的发展，科技创新工作作为经济社会发展的重要支撑，科研院所的档案信息无疑是科技创新工作不可或缺的重要部分。国家的建设和发展对档案信息管理提出了新的要求，赋予了更重要的使命，大力推进档案信息化建设势在必行。在推进档案信息化建设方面，我们应结合实际，立足当前，考虑长远，既要踏踏实实，又要高瞻远瞩，努力建设好档案信息化这一具有时代意义的系统工程。

(一)加强档案信息化基础设施建设。档案信息化基础设施是档案信息化建设必不可少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，主要指档案数字化设备和档案信息网络系统。因此，各科研院所首先要配备数字化设备，进一步提高档案室信息化设施的应用程度，逐步提高档案信息化水平;其次要建设和完善档案信息网络系统，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

(二)抓好档案信息化建设的三大发展主线。在推进档案信息化建设上，主要抓好三大发展主线，即建立电子文件管理系统、室藏档案数字化、档案信息网络服务。1.建立电子文件管理系统。做好科研院所档案信息化建设，首先要做好电子文件管理的工作，建立起电子文件管理系统。在添置基本的硬件设施的基础上，系统的制定管理规章制度和操作流程。严格遵照制度和程序认真做好电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。必须注意的是，按照目前档案的有关规定，档案管理除了做好电子文件归档和管理外，在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存，实行电子文件和纸质文件的归档双轨制。2. 室藏档案数字化。实现室藏档案的数字化，必须积极探索电子档案接收方式和保管、保护、利用等办法。各科研院所要重视室藏档案的数字化工作，根据室藏档案的种类、数量和内容，有计划地加快档案数字化步伐和范围，加强室藏档案的目录数据库建设。每年在文件归档时必须进行档案数据的采集和录入，对目前室藏档案尚未进行数据采集和录入的，要有计划、有步骤地进行补录，有些没有电子版的文件需要扫描后录入。要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和电子档案的管理为重点，加强档案信息资源建设和现有室藏档案的数字化建设。3.加强档案信息网站建设。档案信息网站是档案信息化建设的一个重要组成部分，是开发档案信息资源、面向社会服务的一个重要窗口。档案信息网站建设必须坚持建设与管理并重的原则。科研院所各档案管理部门，要不断完善网站功能，适时与国家、省、市档案信息网和政府门户网站链接，使档案网站成为政务信息公开、档案工作宣传、开展档案信息服务的窗口，成为档案信息交流、查阅利用的工具。

(三)制定档案信息化标准体系。档案信息化的前提是基础工作的标准化和规范化。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。科研院所在档案信息化建设工作中要先建立档案信息化标准规范体系，实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、高效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，更好地指导和服务于科研业务的开展。

(四)培养专业人才提高管理水平提升社会服务能力。大力抓好档案信息化人才队伍建设，打造一支适应档案信息化发展需要的人才队伍。信息化建设的人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律。要培养更多优秀的档案、信息处理复合型人才。因此要充分利用多种教育培训途径，加强档案从业人员培训工作，普及计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识等专业基础知识，提高人员的综合素质，从而提升档案信息管理水平和提升社会服务能力。安排具有一定专业知识并通过专业培训获得上岗证的人员负责此项工作。为科研院所发展服务，为社会发展服务。

档案信息化势在必行，对档案信息化的要求不断更新，如何加快推进档案的信息化工作，是档案部门面临的新的共同课题。作为以科学研究事业为主的现代科研院所应当高度重视档案信息化工作，必须认真规划，制定强有力的措施努力推进研究所档案信息化管理工作，使档案管理水平迈上一个新台阶，以档案管理信息化促进研究所管理的高效化，使档案信息资源为社会创造更大的经济效益和社会效益。

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