谈房产档案管理中存在的问题及对策-期刊网

　　谈房产档案管理中存在的问题及对策

　　顾世梅

　　浙江省宁波市北仑区房管处(浙江宁波)315800

　　摘要：做好房产档案管理，既能为社会公众提供产权归属查询，又能为政府部门提供研究房产政策、解决民事纠纷、规划发展战略的重要依据。笔者结合多年的工作经验，谈谈房产档案管理中存在的问题和对策。

　　关键词：房产;档案;管理;对策

　　一、房产档案工作的特点

　　1.法律性。房产档案是除房产权属证书和房屋登记簿外法律认可的，是确认房产权利归属，鉴证房产权属处置的最有效原始证明。随着房地产业的迅速发展，涉及到房地产的经济行为日益增多。对于房产交易、分析、抵押、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，房产档案都可成为法院裁决中的重要法律依据。

　　2.区域垄断性。房产管理部门都是本地区房产唯一管理部门，处于对本地区房产档案的独占和垄断地位，如果基础管理差、开发利用工作不到位，将直接导致本地区房产市场的混乱、产权管理的无序和房产信息的匮乏。

　　3.社会性。随着知识经济的发展，社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录，客观地反映了房地产经济运行的真相，记录了一个个房地产项目建设的过程。它所承载的信息记录着房地产经济的成功与失败，是推广应用各项房地产科技成果，并进行再次深人开发研究的基础性资料。因而新时期的房产档案已不再是传统意义上的档案，它已成为社会信息资源的重要组成部分。

　　4.动态性。房产档案形成后，房产权属和房产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌，城市的建设发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生，房产权属处于不断转移和变更之中，这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。

　　5.网络性。利用网络技术，可以使档案一经产生就能马上在网上综合利用，省却了传统意义上那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，确保了信息价值最充分的利用，也可利用计算机进行日常的统计、检索等工作。通过网络将产权管理、产籍(档案)管理、图形管理几部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络里完成，有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序，显著提高档案管理工作的效率。

　　二、房产档案管理过程中遇到的一些问题

　　(一)、责任权力不清，职能扩大化

　　房产档案工作职能的扩大化，有两点原因：一是对房产档案管理职能的认识不清。随着工作量的不断增大，房产管理部门内部职能也不断细分，各个职能不断强化。但是，在不断细化和强化过程中，房产档案管理部门由于对新环境下档案机构的职能尺度把握不准、定位认识不清，以为档案管理部门承接的业务越多越能体现机构的价值，造成档案工作职能扩大化的假象。二是房产档案管理部门的不独立性。不独立性是指很多房产档案管理部门附属其于房产登记部门或交易部门，就象一个单位的档案室，其与正规的档案馆还有相当距离。由于机构的不独立性，其在职能强化、社会分工细化的情况下，登记管理部门等上级业务部门迫于业务量大的压力，向档案管理部门转移了一些与档案管理无关的业务职能。

　　(二)、重视窗口服务，轻视档案管理

　　由于房产交易市场的活跃，社会对房产档案查询需求很大，许多房产档案管理部门强调对外提供窗口查档服务，因此占用了绝大部分工作时间，从而疏于对档案的日常管理。这是舍本逐末的做法，不是作为整个工作的目的，而是作为整个工作的基础。

　　(三)、信息网络技术在引进和应用时的导向错误

　　信息网络技术在引进和应用过程中，由于没有结合本部门的实际情况，过分强调信息技术单独使用作用，而忽视了对房产档案管理部门管理制度的改革和完善，造成信息技术和管理制度的发展不一致的结果。在信息技术的引进过程中，由于系统升级或是系统变更，很容易造成数据丢失、系统不兼容和信息检索率较差的情况，给工作带来了许多不便;另外，信息系统的信息网络，只是在档案管理部门的内部，并没有扩大到整个房产管理系统中，这将不利于档案信息的共享和监督。

　　(四)、房产档案胀库严重的问题

　　房产档案的膨胀问题，一方面由于房产市场交易的增多，房产档案也随着增多，另一方面则是房产档案管理部门对业务部门移交的档案不检查，疏于管理，造成档案的剧增。因此，做好档案鉴定和分类工作。对各种类型档案区分管理，根据不同特点进行鉴定。

　　三、加强房产档案管理的对策

　　(一)、加强房产档案的基础业务工作

　　1.做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，渠道多元，要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案，制定房产档案归档制度及档案人员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力好的同志，深入到基层单位进行立卷业务指导，确保房产文件材料收集得齐全完整，并协商有关房产档案的移交问题。再次，在收集房产档案时要严把质量关，认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量，对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范的坚决退回，要求重新整理，力求做到归档材料齐全完整、系统规范。

　　2.做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行正确的保护管理。其次，必须严格按照档案管理规则，对所收集的档案材料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来，房产档案中最好附有房产照片，与原房产材料一并保存。

　　(二)、加快房产档案信息化建设进程

　　1.提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案，必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平提高。

　　2.推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，从而提供高效、便捷的查询服务。要注意的是，对于档案开放范围和权限问题应该设立相应的访问权限，对于可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过内部局域网进行查询利用。

　　3.完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息，一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。

　　(三)、强化房产档案的开发利用工作

　　1.树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者，同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期收集，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。

　　2.积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。传统的档案管理只注意档案信息的原始收集、整理、检索等工作，不重视档案信息的开发利用，致使档案利用率下降。

　　3.完善房产档案信息管理。首先是管理机制上的完善，引入目标管理。其次是管理内容上的完善，将管理重点放在加强房产档案信息的征集、保管和开发利用上。第三是管理系统流程的完善，房产档案从收集、整理、鉴定、保管到利用等全过程，都要有一套紧密相连的流程。

　　参考文献

　　1、 蒋素怀.关于房产权属档案数字化建设的思考[J].科技创新导报，2008，12：148

　　2、 刘爱玲.高校房产档案信息管理模式的探讨[J].科技创新导报，2008，6：119

　　3、 王传宇.科技档案管理[M]•北京：中国人民大学出版社，1999

　　4、 秦淳.加强城建重点工程档案管理的思考[J].档案与社会，2006，(5)：10

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